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2019-12-09 来源 :公益时报 作者 : 王勇
档案管理知识科普读物《基金会档案实务百问》■ 本报记者 王勇
“不需要它时看不出来有什么用，需要时就万分重要。”对于公益组织来说，档案就扮演着这样的角色。无论是项目执行、年报、评估，还是机构建设、信息公开等，都离不开档案。
由于档案意识不到位，档案价值的隐蔽性、长期性，档案工作的相对独立性等多个原因，大多数公益组织的档案管理工作还处于没有专门制度、专人负责、专柜存放等状态，更谈不上档案管理信息化。
对于一家希望能够长期发展的公益组织，档案工作不做好是不可能实现目标的。那么，如何才能做好档案管理工作，公益组织收集档案有哪些要求，档案又应该发挥怎样的作用?
11月22日，在由中国基金会发展论坛和内蒙古老牛慈善基金会(以下简称“老牛基金会”)联合举办的“档案：见证公益，助力发展”分享会上，来自档案管理部门、基金会、行业组织的代表对此进行了回应与交流。
分享会上还发布了基金会档案管理方面的实务手册——《基金会档案实务百问》。手册除了介绍档案工作相关概念、管理环节和参考标准外，还专门就档案信息安全、档案信息化发展趋势和家族慈善档案管理三个方面进行重点介绍。
档案是机构发展的助推器
一般来说，公益组织的各项工作结束以后才会进行资料归档，档案工作似乎与其他工作的成效之间没有什么关系。
但实际上，“档案工作是机构发展的助推器。”老牛基金会高级项目经理庞晓媛表示：“档案工作与项目、财务、法务、品牌、人事、行政等多项业务工作都相互关联，动态地为这些工作提供支持。”
对于这一点，曾经负责在北京春苗慈善基金会工作的罗璇深有感触：“春苗的第一笔大额捐赠就是档案带来的。”
据罗璇介绍，春苗基金会曾经用一位捐赠人捐赠的50万元救助了23个孩子。对于救助的每一个孩子，基金会都留下了详实的救助档案。
“每一个孩子的档案都在60页以上，当我把这23个孩子的所有档案拿给捐赠人时，他震惊了。”罗璇表示，在提交了档案之后基金会工作人员向他询问了捐赠意向。第二年他就追加捐赠了200多万元。
详实的档案就是业务成果的成绩单，有了这份成绩单，公益组织才能理直气壮地面对捐赠人、受益人、监管部门和社会大众。
除此之外，“档案还是信息资产的托管所。公益组织所有活动的本质实际上是将资金这个显性资产不断转化为信息这一无形资产的置换过程。”庞晓媛强调，档案还是维权避险的防火墙，历史记忆的存储器。
从长时段来看，机构的发展传承更是离不开档案。“在公益机构里面有一个非常普遍的现象，流动性很大，每当人员变动的时候，档案必然有流失。”罗璇表示。
没有完善的档案管理，对新员工不仅意味着难以了解机构熟悉环境，更是会直接带来工作上的困境。
从一张纸到一个档案馆
档案的重要性毋庸置疑，那么档案工作是不是很难做呢?其实并不是，只要有档案意识，公益组织的工作人员随时都可以进行档案工作。
2019年是老牛基金会成立的第15年，但老牛基金会收藏的第一份档案却是16年前关于老牛基金会创始人关于捐股成立基金会的备忘录。
2003年6月，时任蒙牛集团董事长、总裁牛根生，党委书记卢俊，副总裁、董事会秘书雷永胜，以及金杜律师事务所合伙人杨育红律师共同讨论蒙牛集团上市相关问题期间，牛根生提出：希望公司上市后将其持有蒙牛公司的全部股份捐赠出来，通过合法的方式和途径回馈社会。
就是这份备忘录，记录了老牛基金会诞生最初的源头。老牛基金会人事档案部负责人任丽娟强调：“其实从身边当下做起就可以，积累到以后，回头看的时候，才会觉得它很重要。”
“我们每个人每个机构在记录这些东西的时候，有可能不经意间就进入了历史，从这个意义上，档案工作的价值上就升华了。”广东省和的慈善基金会秘书长、韶关市乡村振兴公益基金会理事长汪跃云表示，“要有一些长期主义的视角去看待这个事情。”
正是因为这种档案意识，使老牛基金会格外重视档案管理工作。牛根生对档案工作，曾表示“二指宽的纸片儿会说话”，并提出将“天天要档案，人人有档案”的档案收集意识和管理理念贯彻到每项具体工作中。
经过多年的建设，老牛基金会档案室已收录过万件纸质文档;先后通过了内蒙古自治区档案工作一级测评，入围了《呼和浩特市志·档案志》收录范围。在此基础上，基金会还开发了专门的档案信息系统。
档案管理的“诀窍”
随着公益行业的发展，越来越多的公益机构认识到档案工作的重要性。但是认识不等于做到，档案管理究竟该如何做呢?
“我们是以解决现实工作的需要为出发点，以完成各种审核检查任务为出发点，来收集和管理档案工作，主要是我们的行政人员在负责。”广东省绿芽乡村妇女发展基金会秘书长邹伟全表示。
针对社会组织的评估检查都是有规范的，不需要另外去做自己的规范。“对于在经济上或人力上没有办法太好去做档案工作的机构，我觉得这两个关键点抓住应该还是可以的。”邹伟全表示。
如果要进一步完善档案工作该如何做呢?
内蒙古师范大学客座教授、档案局专家胡文亮为公益组织指出了一条路径，他说：“你可以直接找所在地的档案管理部门联系，他们有为辖区各单位提供档案指导、服务的职能。档案管理部门会了解你们单位的实际情况、工作流程，结合国家的规范，跟你们共同制定一套你们单位的档案管理方法。”
老牛基金会在进行档案管理时就得到了呼和浩特市档案局的重点指导。
在制定完善的档案管理流程和工作标准基础上，确保具体档案管理工作从第一步开始就以专业化、标准化的要求进行开展。
更重要的是，公益组织应贯彻全程管理理念。“加强档案工作与组织内其他工作的良性互动，将档案收集、移交工作纳入各项工作具体流程管控中，实现时时归档，而不是被动地接收滞后信息。”庞晓媛表示。
让公益档案活起来
档案工作对于公益机构很重要，对公益行业同样重要。“社会对我们这个行业了解比较少，认同比较少，如果没有资料，没有研究，没有这些公共资产，大家更难去了解我们。”中国基金会发展论坛秘书长吕全斌表示。
因此，在机构加强自身档案工作的同时，有必要让这些档案活起来，从而发挥更大的作用。“一个行业的资料存好了，我们究竟要怎么去用，怎么让它发挥更大的价值?这一块其实对我们行业整体来说是一个非常大的考验。”任丽娟表示。
邹伟全认为：“我们不能把这些东西都关在自己的屋子里面，我们希望它是可以分享的。不限于行业内的人去做，我们是要开放给公众，也要开放给民间的或者是学术机构的研究者去把它运用起来。”
在这方面，洛克菲勒基金会的档案中心已经做出了令人瞩目的成就，他们不仅管理洛克菲勒基金会的档案，还为其他的公益组织提供档案管理服务。截至目前，其已经管理了超过1.17亿页的文档、90万张照片、1.8万卷缩微胶卷、6000部影片的档案，并开放给社会各界进行学习、研究。
在今年的国际档案日，为响应国家号召、回应行业需求，中国基金会发展论坛开始筹备基金会档案馆项目，旨在搜集1949年以来的中国基金会为主的公益行业历史资料。
中国的公益行业也开始行动起来，2019年11月22日，中国基金会发展论坛、老牛基金会等发起了共同倡议，力争发挥各自优势，倡导推动行业档案建设工作，提升行业档案建设整体水平。同时倡议共建行业档案馆，搭建平台、保存史料、整合资源、共享信息。
福建恒申慈善基金会、广东省和的慈善基金会、广东省绿芽乡村妇女发展基金会、老牛基金会和上海真爱梦想公益基金会等公益组织以身示范，为基金会档案馆捐赠了档案资料。
公益档案是行业的财富，也是社会的财富。档案专题分享会是一个良好的开始，开启了档案建设的话题，希望由此基金会行业更加重视档案，“档案见证公益，档案助力发展”，不是一句口号，而是千百个公益组织共同的行动。
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链接
1. 目前，我国档案法规标准体系的建设情况如何?
从国家档案局官方网站上的“法规标准库”一栏可以看出，我国的档案法规标准主要由档案法律、行政法规、部门规章、规范性文件、地方性法规和各类档案标准组成。从实际应用和增长速度上看，档案规范性文件和档案标准在指导实际工作和发布数量上居于主导地位。
2. 目前，我国慈善行业的档案法规标准的建设情况如何?
今年7月份，中国慈善联合会发布了关于征求《慈善组织档案管理规范》、《慈善组织项目管理规范》两项团体标准意见的函，但正式发布时间尚未可知。由此可以看出，我国慈善行业的档案法规标准工作任重而道远。
3. 慈善机构在制定档案标准时，应注意哪些问题?
慈善机构在筹划和制定慈善档案相关标准工作中，应在国家档案法律法规和相关标准的基础上，针对慈善机构类型多样、管理模式复杂等行业特点，对标准的应用范围和目标进行综合性考量。在建立慈善档案标准体系框架基础上，分阶段、分层次地逐步开展慈善档案标准制定工作。
(据《基金会档案实务百问》)
