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2015-07-28 来源 :公益时报 作者 : 高文兴
对于公益机构，尤其是公益机构中的筹资官来说，一个清晰、有序、“有料”的捐赠人数据库对开展募捐工作是至关重要的。举个例子,某家基金会的捐赠人信息是这样的：张三，男，捐赠额5000元。孰不知，这个5000元是张三最近10年来的累计捐款，具体是捐了五次、十次、五十次却没有记录，这样的信息让筹资官分析起这个人的捐款模式变得毫无头绪。
很多家机构往往就是用一张EXCEL大表把一堆缺失关键信息的、从格式到内容都没有侧重点的捐赠人条目简单地进行堆叠。像这样混乱无章的捐赠人数据库在公益机构中是普遍存在的，但由此带来的代价对于机构来讲是非常“昂贵”的，它直接让机构的筹款努力大打折扣。《公益时报》就此话题为整理了国外公益机构负责人对此的实战经验。
1.想想怎么提取数据
既然要录入这些信息，那么迟早有一天就要提取这些信息中的关键部分。所以为了提取方便，我们在录入的时候就要时刻考虑如何制造方便。
比如说，我们会很想当然地把捐赠人的通讯地址放在一个单元格中，但其实我们很多时候会按捐赠人的所在的城市，甚至同一个城市中的不同区域来选取潜在捐赠人。所以，不妨多分几个单元格，至少把市、区这两项目分别录入。
此外，有一点很重要，要给每个捐赠人分配一个唯一的代码，一般为数字。当你的数据库变得庞大的时候，这个按顺序分配的数字会为你将来的工作提供很大的便捷。
2.看看提取出来的数据是什么样的
由于录入者有可能不是最终数据的使用者，甚至有可能是机构外部的合作方，所以，同一类数据的命名如果存在歧义，会给最终的数据使用者带来很大困扰。同样，命名没问题，但具体内容的录入也很有可能依照了录入者的工作习惯。所以，面对你的手头数据库，无论是你认为已经井然有序的、还是目前仍让你头疼的，你都应该经常对整个数据库进行搜索，看看是否存在类似的问题。
3.先把大额捐赠人整理出来
如果你面对的数据库过于庞大，不妨按捐赠额的高低为先后顺序进行整理，把有些从没捐赠过的潜在捐赠人信息直接剔除出去也未尝不可。这样做的好处是，对你所在机构贡献最大的捐赠人信息被首先整理出来，无疑他们的价值是最大的。如果通过这样的整理能够清楚地了解他们过去的捐赠模式，今后你的机构采取何种方式与这些人保持沟通，相信你也能心里有谱了。
4.采用一致的标注
比如，相信做过筹资的人都明白，在一个捐赠人的条目里划上个标注、表示“已拜访”意味着什么。这是定期对捐赠人进行回访的标记--可以是一个"√"，也可以是任何的一个字符。但如果你发现数据库里的这项标注符号不一致，这有可能只是换了不同的录入者，但也极有可能说明你的机构在过去对捐赠人的定期回访出现了中断。如果你刚刚接手一家机构的筹资岗位，你应该把数据库里所有标注性的字符都一一列出来，和机构中涉及录入、使用数据库的人员共同确定未来字符的统一格式和它们的定义，并在机构内严肃声明录入格式统一的重要性。
5.谨慎考虑是否彻底改造数据库
也许大多数人觉得这样一项项改动下来，还不如按自己的想法，重新对数据库进行统一、彻底的改造，反倒节省时间。但在你决定这样做之前，还请注意一些“后果”，因为重新制定一个数据库在规避了先前问题的同时，也会带来新的未察觉的问题。而且，对于大额捐赠人，恐怕统一的格式不太适合他们，最好还是以更个性化的方式记录他们的信息。
也许过于久远的数据对未来筹资工作的意义不大，但比如说，某家机构要庆祝成立20周年，需要向过去的捐赠人提供一份精美的、内容详细的个人化报告，如果这份报告能够以年份甚至月份来整理该捐赠人多年内的捐赠历史，那么，这封报告带给这名捐赠人的感受将是相当深刻的。
6.找什么样的帮手
整理数据库工作量庞大，实在干不过来的情况下能不能找实习生或志愿者来参与呢?可以，但是一定要规定好他们的权限，防止他们误删某个重要的数据。从质量控制的角度来说，应该让实习生或志愿者每次专注这其中的某一项工作，而且每次仅此一项。在整理过程中，还应该频繁地让他们汇报整理工作的进展。
另外，非常重要的一点，要招募对数据整理真正感兴趣的人来做这项工作!有这样的人愿意沉浸入于茫茫的表格和数据当中吗?还真有!如果这个人对整理工作感兴趣，他会从个人情感上对这项工作进行投入。
7.统一数据存储位置
对于每周都有活动的大型公益机构来说，使用筹款人数据库的次数是相当频繁的，需要使用数据的部门也不仅仅是筹资部门。在这样的大型机构中，把机构关于捐赠人以及客户的信息存储在固定的同一位置尤为重要。其实，机构获取到的任何与捐赠人和客户的信息，都可汇入这个数据库。对于大型机构来讲，这样一个对全机构共享并且方便读取的数据库，在针对筹款工作之外，另一个重要作用是之于机构团队本身的。大型机构的任何一个小项目的发起，都可以从这个数据库中找到有关数据做支撑。
8.数据库权限分级
虽然数据库应该向整个机构开放，但应该根据机构中不同岗位设置不同的浏览和管理权限。显然，有管理权限的应该占极少数，修改和录入权限一定要严格分配。
9.何时整理数据
如此细致的工作即使一年做一回也是需要投入大量时间和精力的。所以，更得当的方法是，提前对整理工作做好计划，把整理工作与机构的重要事件结合起来。
10.记录一切
养成记录一切的习惯，这能让后来继任者和整个机构受益非凡。如果没有得到或丢失了某项数据，在当下记录下数据丢失的原因，这项工作对后来的筹资人员将大有裨益。
事无巨细，捐赠经常源于对潜在捐赠人的细节挖掘。
■本报记者 高文兴
